IT aanbesteding

Zowel voor aanbestedende diensten als voor leveranciers is de aanbesteding van een IT-project een traject met veel valkuilen. IT-projecten bij de overheid mislukken nogal eens, ook om zuiver juridische redenen. In de meeste gevallen zijn daarbij de beginselen van het aanbestedingsrecht in het geding: transparantie, non-discriminatie/gelijkheid, objectiviteit en proportionaliteit.

Zo maken de Europese aanbestedingsregels bijvoorbeeld voorafgaand overleg met een leverancier over het ontwerp van het gewenste systeem lastig. Ook de door de aanbesteder vaak gewenste flexibiliteit voor de bouw, het beheer, het onderhoud en verdere IT-diensten wordt door de aanbestedingsregels sterk ingeperkt.

Het ontwerp en de bouw van een IT-systeem of een online oplossingen wordt wel vergeleken met de ontwerp en de bouw van een stenen gebouw. Deze vergelijking gaat mank, ook omdat een IT-systeem meer conceptueel en virtueel van aard is, waarbij de werkelijkheid van vandaag vaak wordt ingehaald door de ontwikkelingen van morgen.

Aanbestedingswet

Ook juridisch is er volop beweging op dit gebied. Jurisprudentie en Europese en nationale wet- en regelgeving moet in de praktijk worden toegepast.

Vanaf 1 juli 2016 is de grondig herziene Aanbestedingswet 2012 van kracht. Met deze wet heeft Nederland invulling gegeven aan de Europese richtlijnen voor aanbesteden. De Aanbestedingswet 2012 bevat zowel regels voor aanbestedingen boven de Europese drempelbedragen, als daaronder. Een aantal bepalingen uit de Aanbestedingswet 2012 is nader uitgewerkt in het Aanbestedingsbesluit.

Een overzicht van belangrijke wijzigingen per die datum kunt u vinden op de website van Pianoo. Interessant is vooral ook het nieuwe Innovatiepartnerschap (zie factsheet Innovatiepartnerschap van Pianoo). In een innovatiepartnerschap kan de aanbestedende dienst met bedrijven een ontwikkeltraject starten en daarna overgaan tot commerciële en grootschalige aankoop van de oplossing. Voorheen was het nodig om na het ontwikkeltraject opnieuw aan te besteden. Het partnerschap kan worden aangegaan met een of met meer aanbieders.

Aanbestedende dienst

Het opstellen van een techniek onafhankelijk bestek is niet eenvoudig. Het is van groot belang om al vóór de aanbesteding ook juridisch goed doordachte besluiten te nemen over de scope van de in te kopen IT, de aanbestedingsvorm, de eventuele marktverkenning via een RFI, advisering en begeleiding door leveranciers (om niet op voorhand die leveranciers buiten spel te zetten), het bestek, de aankondiging, de selectie- en gunningscriteria en de concept-overeenkomst(en).

Voor, tijdens en na de aanbesteding kan ondersteuning door praktijkjuristen – die thuis zijn op het gebied van IT-aanbestedingsrecht en het IT-contractenrecht – voorkomen dat de IT-aanbesteding mislukt.

Leverancier

Dat geldt omgekeerd ook voor leveranciers. Inschrijving op een IT-aanbesteding is geen sinecure en kost veel tijd en geld.

Goede juridische ondersteuning bij deelname aan een aanbesteding is onmisbaar om te voorkomen dat bij de aanmelding of de inschrijving formele fouten worden gemaakt. Bovendien kunnen eventuele fouten in de aanbestedingsdocumenten, het verloop van de aanbesteding of de door de aanbestedende dienst gekozen procedure op tijd worden gesignaleerd en bij de aanbestedende dienst worden aangekaart.